Работа с гарантийными заявками
Обратите внимание ! Перед началом работы новым СЦ необходимо заполнить раздел "Настройки" (если его не заполнил администратор):
-
Список сотрудников, которые принимают, ремонтируют технику и делают заказы
-
Электронные адреса
1. СЦ принимает технику в ремонт.
1.1. Заходим на сайт, авторизуемся если нужно, заходим в пункт меню сверху
"Новая Гарантийная Заявка".
1.2. В гарантийной заявке две вкладки: "Заявка" и "Результаты диагностики".
Заполняется вкладка "Заявка".
Все поля сверху до "Дата продажи" включительно - обязательны к заполнению.
Среди прочего - проводится первичная диагностика (осмотр) сломанной техники.
1.3. После заполнения заявка сохраняется (кнопка "сохранить" - в самом низу).
при этом статус заявки (самое нижнее поле ввода) остается в значении "проект".
При сохранении новой заявки автоматически открывается страница "гарантийные заявки".
Страница "Гарантийные заявки" содержит полный список созданных заявок.
Эта страница доступна также из меню.
1.4 . В общем списке заявок находите только что созданную заявку.
справа есть надпись "print" соответствующая этой заявке.
Вы жмете на неё, открывается бланк заявки для распечатывания.
Распечатываете и используете как документ приема техники. Отдаете документ клиенту.
2. СЦ проводит диагностику.
2.1. На странице "гарантийные заявки" в общем списке открываете нужную заявку (кликнув мышкой).
Переходите на вторую вкладку ("Результаты диагностики").
Заполняете поля по результатам диагностики.
2.2. Как заполнять: "Краткое описание неисправности" - из общего стандартного списка
"Результаты технической диагностики" - в общем то же, но своими словами.
"Неисправные детали(узел)" - своими словами.
"Вид ремонта" - оставляете "гарантийный"
"Тех. диагностику провел" - из списка
"Дата проведения тех. диагностики" - по календарю.
2.3. "Запасные части" - раздел, в который набираются запасные части, которые понадобятся для ремонта.
1-й способ:
Жмете кнопку "добавить запчасть". Выскакивает окно поиска. Ищете по артикулу или по наименованию.
Что искать - узнаете, скачав раскладки.
Это меню "Раскладки на технику", либо по ссылке
http://www.service.sun-garden.ru/Downloads.aspx
Раскладок много, поэтому они разделены. Выбрать нужный раздел в выпадающем списке "Категория".
Раскладки в разных форматах - в зависимости от производителя, в том числе и в архивированном виде (rar).
2-й способ: если под кнопкой "добавить запчасть" есть небольшие картинки с раскладками
- значит вы можете выбрать запчасть по картинке.
Жмете на маленькую картинку
- появляется большая таблица с большой картинкой и списком запчастей для неё.
По картинке находите позицию запчасти, потом в списке по позиции - нужную запчасть.
Обратите внимание на поле ввода "количество". Это количество, которое вам требуется для ремонта.
Жмете на артикул - и запчасть добавляется в заявку.
Закрыть раскладку можно кнопкой "Х" сверху справа таблицы с большой раскладкой.
В таблице можно переносить запчасти (вниз или вправо) (клик на 
),
можно менять ширину и высоту картинки (клик на 
, чтобы остановить изменение размера - нажать еще раз).
2.4. "Работы".
Нужно выбрать требуемые работы. Кнопка "Добавить работу", и выбрать из стандартного списка.
2.5. "Фотографии"
можно добавить картинки. Как правило требуется добавить скан гарантийного талона.
Иногда также фото сломанного узла или что-то еще.
2.6. "Дата проведения ремонта" и "дата выдачи изделия" пока не заполняются.
Смените "Статус заявки" на "Диагностика" и сохраните заявку.
Если по нажатию кнопки "сохранить" ничего не происходит - проверьте заявку.
скорее всего вы не заполнили одно из обязательных полей,
либо, например, дата диагностики поставлена раньше даты создания заявки.
3. После диагностики.
После сохранения заявки в статусе "диагностика" её рассматривает менеджер.
Если ему что-то неясно, он пишет комментарий (на вкладке "заявка" справа)
и переводит заявку в статус "На доработку".
После исправления заявка переводится в статус "исправлено" и сохраняется.
Менеджер её рассматривает повторно.
Если менеджеру все понятно - он присваивает заявке статус "Гарантия" или "не гарантия".
Пишет соответствующую "Резолюцию регионального менеджера".
Далее менеджер меняет статус заявки на "заказ","счет","запчасти отправлены" по своему усмотрению
в процессе работы.
Но "резолюция" по заявке остается "гарантийной", и сама заявка считается гарантийной.
После доставки запчастей и ремонта СЦ заполняет в заявке
поле "Дата проведения ремонта" (вкладка "результаты диагностики").
При выдаче техники клиенту СЦ в заявке заполняет поле "Дата выдачи изделия".
Затем заявка сохраняется.
Ей автоматически присваивается статус "техника выдана".
Если автоматически статус не присвоился - проверяйте заявку
и после исправления и сохранения меняйте статус вручную.
Внимание! только заявки в статусе "техника выдана" попадают в отчеты и подлежат оплате!
4. Отчетность.
По итогам месяца формируется "акт выполненых работ"
(страница "Гарантийные заявки", кнопка "Акт выполненых работ" внизу.)
Когда СЦ хочет оплаты акта за месяц - он высылает его в бухгалтерию по e-mail
а также полный пакет документов по почте.
Далее тоже самое, но более формально:
Оформление заявки на диагностику (гарантия)
-
Заказчик и контакты – заполняются в свободной форме
-
Наименование изделия – справочник, определяет фирму-изготовитель, управляет таблицей экспресс диагностики
-
Фирма-изготовитель – справочник, при необходимости открывает дополнительное поле завод-изготовитель и определяет список моделей техники
-
Модель – справочник, определяет список модельных номеров
-
Модельный номер – справочник, необходим для правильного составления заявки, выбора раскладки (в перспективе)
-
Серийный номер – свободный ввод, служит для индивидуального учета техники
-
Дата продажи – календарь, заполняется выбором даты из календаря, управляет переключателем вид ремонта
-
Результаты осмотра изделия – набор переключателей соответствующий выбранному виду техники
-
Уровень масла, управляет переключателем вид ремонта
-
Состояние воздушного фильтра, управляет переключателем вид ремонта
-
Состояние системы охлаждения, управляет переключателем вид ремонта
-
Подвергалось самостоятельному ремонту, управляет переключателем вид ремонта
-
Повреждения, если есть, становится активным обязательное поле для описания повреждений
-
Комплектность, если не полная, становится активным обязательное поле для перечисления недостающих частей
-
Вид ремонта – переключатель, определяет статус заявки
-
Отметка "Предпродажная подготовка" используется совместно с выбором "Вид ремонта". Предназначена для выделения заявок с предпродажным ремонтом. На печатный бланк отметка не выводится. Заявки с предпродажной подготовкой, не подпадающие под понятие "Предпродажный ремонт" оплачиваться не будут!
-
Изделие принял – справочник, Ф.И.О. сотрудника выбирается из вкладки настройки
-
Статус заявки – справочник, информирует пользователя о процессе выполнения заявки
-
Краткое описание неисправности – справочник, необходим для накопления статистической информации
-
Результаты технической диагностики – свободный ввод, полное описание результатов диагностики с указанием причин возникновения дефекта.
-
Тех. Диагностику провел - справочник, Ф.И.О. сотрудника выбирается из вкладки настройки
-
Дата проведения тех. диагностики - календарь, заполняется выбором даты из календаря
-
Запасные части – справочник, есть возможность поиска запчасти по: раскладке, части артикула, наименованию. В заявку подставляется с розничной ценой. Если деталь есть на складе СЦ после описания неисправности необходимо поставить отметку "Запчасти не требуются"
- Поиск по раскладке: Если при заказе з/ч вы видите масштабированные картинки раскладок, кнопку Добавить запчасть нажимать не нужно. Кликните по нужной картинке, после ее загрузки и загрузки таблицы с артикулами найдите нужную запчасть на картинке, кликните мышкой. С помощью скроллинга в таблице артикулов найтите выделенный красным, кликните. Артикул добавится в заказ. Для управления размерами картинки и взаимным расположением картинки и таблицы используйте кнопки: и . Кнопка управляет шириной и высотой картинки. кликните мышкой по кнопке, выберите оптимальную ширину или высоту картинки, кликните мышкой по кнопке для ее отключения. Кнопка позволяет переключить расположение картинки и таблицы с артикулами относительно друг друга. (картинка с лева, таблица с права. картинка с верху, таблица с низу)
- Поиск по : части артикула, наименованию: Для поиска нужной запчасти нажмите кнопку Добавить запчасть. В открывшихся полях введите артикул или название нужной запчасти, либо часть артикула или названия.
-
Работы – справочник, работы выбираются из списка в соответствии с видом техники
-
Ремонт провел - справочник, Ф.И.О. сотрудника выбирается из вкладки настройки
-
Дата проведения ремонта - календарь, заполняется выбором даты из календаря
-
Изделие выдал - справочник, Ф.И.О. сотрудника выбирается из вкладки настройки
-
Дата выдачи изделия - календарь, заполняется выбором даты из календаря
-
Последние два поля управляют формированием отчета “Акт выполненных работ”. Отчет формируется за прошедший месяц, в заявке должны быть заполнены поля изделие выдал, дата выдачи изделия и присвоен статус Техника выдана
Статусы заявок
Статус “Проект”
-
доступен только при создании новой заявки
-
устанавливать этот статус может сервисный центр или гость
-
из этого статуса заявка может быть переведена только в статус Диагностика
-
право на изменения статуса Проект на Диагностика принадлежит только сервисному центру, либо гостю
-
после присвоения статуса Проект на Диагностику статус Проект, в данной заявке, становится недоступным
Статус “Диагностика”
-
доступен после первого сохранения заявки менеджером сервисного центра или гостем
-
право на перевод статуса из Проект в Диагностику сервисный центр или гость получают после заполнения результатов диагностики, вид дефекта, сметы на ремонт на второй странице заявки
-
обратный перевод статуса из Диагностики в Проект исключен
Cтатус “Обработка”
-
право устанавливать статус Обработка принадлежит менеджеру или администратору
-
статус Обработка устанавливается только на заявки имеющие статус Диагностика
-
если заявка получала статус На доработку, статус Обработка не ставится
-
статус Обработка может быть изменен только на статус Гарантия или Не гарантия
-
получив статус Обработка заявка запрещается для изменения всем пользователям, кроме администратора
Cтатус “На доработку”
-
право устанавливать статус На доработку принадлежит менеджеру или администратору с обязательным заполнением поля для замечаний
-
статус На доработку позволяет редактировать заявку сервисному центру или гостю.
-
статусы Проект, Диагностика не доступны для данной заявки
-
статус На доработку может быть переведен только в статус Исправлена
Статус “Исправлена”
-
право на установку статуса Исправлена принадлежит пользователю с ролью Сервисный центр или Гость
-
статус Исправлена запрещает все изменения в заявке, кроме поля для замечаний и раздела Подтверждение гарантийного случая
-
статус Исправлена может быть изменен на статусы На доработку (менеджер, администратор) Гарантия (администратор) Не гарантия (администратор)
Cтатус “Гарантия”
-
право на установку статуса принадлежит пользователю с ролью администратор
-
статус может быть установлен только после присвоения заявке статусов Обработка или Исправлена
-
после установки статуса Гарантия, какие либо изменения в заявке не допускаются (включая изменения в прейскуранте на работы, прайсе). Доступными для исправления остаются поля, заполняемые по окончании ремонта и при выдаче техники
-
Статус Гарантия может быть изменен на статусы Заказ, Запчасти отправлены, Техника выдана (если есть отметка Запчасти не требуются).
Статус "Не гарантия"
-
Право на установку статуса принадлежит Администратору
-
Присваивается в случае установки Резолюции регионального менеджера - Не гарантия
-
Статус Не гарантия может быть изменен на статусы Счет, Заказ, Техника выдана (если есть отметка Запчасти не требуются).
Статус "Заказ"
-
Право установки статуса принадлежит менеджеру
-
Статус присваивается в случае, если напротив хотя бы одной запчасти в заявке стоит отметка Заказ.
-
Статус может быть изменен на Запчасти отправлены или Счет.
Статус "Счет"
-
Право установки статуса принадлежит менеджеру.
-
Статус присваивается, если заявка имеет резолюцию Не гарантия после статуса присвоения Не гарантия или Заказ.
-
Как только заявка получает статус Счет, становится доступным поле, для указания номера счета.
-
Статус может быть изменен на статус Запчасти отправлены.
Cтатус “Запчасти отправлены”
-
Право установки статуса принадлежит менеджеру.
-
Статус может быть установлен после Статусов: Гарантия, Счет
-
После установки статуса становится доступной информация о дате отправке, транспортной компании, № товарно-транспортной накладной
Cтатус “Техника выдана”
-
право на установку статуса принадлежит только сервисному центру
-
статус становится доступным после перевода заявки в статус Запчасти отправлены, Гарантия или Не гарантия (если есть отметка Запчасти не требуются), заполнения даты проведения ремонта, выдачи техники, полей с ответственными за ремонт и выдачу техники
-
дата выдачи техники должна ставиться в текущем месяце! В случае если будет проставлена дата предыдущим месяцем, это приведет к искажению информации в Акте выполненных работ.
-
заявки получившие дату выдачи предыдущим месяцем, после согласования Акта выполненных работ, переноситься и оплачиваться не будут! Акты выполненных работ переоформляться не будут!
-
после установки статуса Техника выдана, заявка может быть переведена в статус К оплате
-
для платной техники статус Техника выдана делает заявку доступной только для просмотра. Все изменения прайса, прейскуранта на работы, смена работников и ответственных лиц не должны оказывать влияния на содержание заявки
Cтатус “К оплате”
-
право установки статуса принадлежит администратору
-
статус может быть установлен только после статуса Техника выдана и только для заявок имеющих резолюцию ответственного менеджера представительства - Гарантия
-
после установки статуса К оплате, заявка доступна только для просмотра. Все изменения прайса, прейскуранта на работы, смена работников и ответственных лиц не оказывают влияния на содержание заявки
Отчет "Акт выполненых работ (Гарантия)"
-
позволяет сформировать акт выполненых работ по гарантийным заявкам за отчетный месяц.
-
в акт выполненых работ включаются заявки имеющие статус Техника выдана, Дата выполнения - ремонта входит в отчетный месяц или старше, Дата выдачи техники - входит в отчетный месяц.
-
позволяет просмотреть акты выполненых работ за предыдущие месяцы. Для этого необходимо задать период последующий интересующему месяцу.
Пример:
Необходимо посмотреть акт выполненых работ за сентябрь.
Задаем период с 1 октября по 31 октября. Нажимаем кнопку: Акт выполненых работ.
ВНИМАНИЕ! период для просмотра актов выполненых работ не должен превышать 1 месяц.
Кнопка "Отчет по документам и оплате"
-
позволяет сервисным центрам получать информацию о наличии отчетных документов в садовнике в выбранном периоде
-
позволяет получать информацию о способе оплаты за гарантийные ремонты (взаимозачет, перечисление денег на счет)
-
позволяет получать информацию за несколько месяцев. Группировка заявок осуществляется помесячно, согласно актов выполненных работ.
Закрытие отчетного периода
-
Закрытие периода производит Администратор или ответственный за гарантию менеджер.
-
Период закрывается после окончания сверок с сервисными центрами. Не позднее 7-го числа месяца следующего за отчетным.
-
Если дата выдачи техники не была проставлена своевременно и отчетный период закрыт, тогда дата выдачи техники может быть установлена только в текущем месяце заявка попадет в отчет и будет оплачена с текущими заявками.